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Praxishilfen Kommunales Forderungsmanagement – „Kennzahlen im Forderungsmanagement“ und „Praxistipps“

Die rechtzeitige und vollständige Einnahmenbeschaffung ist ein zentraler Grundsatz der kommunalen Haushaltsführung. Um dem gerecht zu werden, sollten die Kommunen ihren Forderungseinzug optimieren und eine Strategie zur Reduzierung von Forderungsausfällen entwickeln. Ein wirksames Forderungsmanagement kann dieser Aufgabe gerecht werden, indem es zur Steuerung Kennzahlen einsetzt. So ermöglichen z. B. Kennzahlen zum Arbeitsvolumen Rückschlüsse auf Personalbedarfe oder -überhänge. Kennzahlen zur Effektivität und zur Effizienz dienen der Selbstkontrolle und der Qualitätssteigerung im Forderungseinzug. Der Einsatz von Kennzahlen macht die Bestimmung präziser Ziele möglich.

Im Rahmen der im Jahr 2025 abgeschlossenen Prüfung „Kommunales Forderungsmanagement“ definierte und charakterisierte die überörtliche Kommunalprüfung Kennzahlen und stellte sie in der Praxishilfe „Kennzahlen im Forderungsmanagement“ dar. Anhand dieser können Kommunen für sie steuerungsrelevante Kennzahlen auswählen.

Des Weiteren hat sie aus Anlass dieser Prüfung die Arbeitshilfe „Praxistipps“ erstellt. Diese enthält eine Ideensammlung für ein effektives Forderungsmanagement. Sie kann Kommunen als Hilfestellung, Anregung und Orientierung dienen. Bei der Umsetzung sind die individuellen Erfordernisse der einzelnen Kommunen zu berücksichtigen.

Ansprechpartnerin: Cornelia Lechte (Tel: +49 5121 938-714; e-mail: Cornelia.Lechte@LRH.Niedersachsen.de)

Praxishilfe – Ablauf- und Arbeitsplan für Kreditbeschaffung und -verwaltung

Um die Verschuldung dauerhaft steuern und händeln zu können, benötigen Kommunen einen sicheren Handlungsrahmen. Dazu haben die Vertretungen der Kommunen gem. § 120 Abs. 1 Satz 2 i. V. m. § 58 Abs. 1 Nr. 15 NKomVG eine Kreditrichtlinie zu erlassen. Hierin sind u. a. die Zuständigkeit und das Verfahren für Kreditaufnahmen zu regeln. Daneben ist es ratsam, weitergehende Regelungen sowie praktikable Handreichungen für Beschäftigte des Schuldenmanagements zu erstellen.

In der Prüfung „Schuldenmanagement bei selbständigen Gemeinden“ fand die überörtliche Kommunalprüfung im Jahr 2023 bei der Gemeinde Weyhe einen umfassenden Vermerk zum “Ablauf- und Arbeitsplan für Kreditbeschaffung und -verwaltung“ vor. Beginnend mit der Planung zum Zeitpunkt der Haushaltsaufstellung beinhaltet der Vermerk auch Hinweise zur Kreditbeschaffung und -entscheidung. Zudem werden durch diesen Vermerk die handelnden Personen zur Analyse des Kreditportfolios und zur Erstellung von Quartalsberichten verpflichtet, um Erkenntnisse für Folgeplanungen nutzen zu können. Diese Vorgehensweise erfasst nicht nur einen gesamten Prozess, sondern dient auch als Grundlage für einen Steuerungskreislauf. Zugleich bietet dieses Regelungsmodell einen Mehrwert für die einheitliche und rechtssichere Aufnahme von Krediten.

Projektreihe Digitales Rathaus - Kommunale Herausforderungen der OZG-Umsetzung

Für die Kommunen ist die Verwaltungsdigitalisierung – insbesondere die Umsetzung der Vorgaben aus dem Gesetz zur Verbesserung des Onlinezugangs zu Verwaltungsleistungen (OZG) – eine bedeutende organisatorische und technische Herausforderung. Um die Kommunen bei diesem Umsetzungsprozess zu unterstützen, entschied sich die überörtliche Kommunalprüfung, zusammen mit dem kommunalen Beirat ein freiwilliges, kooperatives Projekt im Jahr 2021 durchzuführen.

Mit den Berichten aus Februar 2022 (Digitalisierung der OZG-Verwaltungsleistungen sowie Anbindung an den Portalverbund) und November 2022 (Vertiefung der OZG-Umsetzung sowie digitale Angebote im Themenfeld „Bauen und Wohnen“) gibt die überörtliche Kommunalprüfung einen Überblick über die OZG-Umsetzung auf kommunaler Ebene. Sie stellt zudem Projektergebnisse zu den Herausforderungen des umfangreichen Transformationsprozesses der befragten Kommunen dar und bietet den Kommunen im Anhang zum Bericht gezielte Orientierungshilfen. Dabei kann die eigens von der überörtlichen Kommunalprüfung entwickelte Checkliste zur Umsetzung von OZG-Verwaltungsleistungen, die als Kontroll-, aber auch Hilfsinstrument dienen soll, eine zweckdienliche Unterstützung sein.

Ziel der überörtlichen Kommunalprüfung ist es, insbesondere kleineren Kommunen eine praxisgerechte Orientierung auf ihrem Weg zur OZG-Umsetzung zu liefern. Dabei geht es nicht allein darum, dass die Kommunen die verbleibendende Zeit bis zum OZG-Umsetzungsstichtag erfolgreich nutzen. Der Digitalisierungsprozess bietet den Kommunen darüber hinaus die Chance, ihre Verwaltungen durch eine Transformation umfassend zu modernisieren und an digitale Realitäten anzupassen.

Ansprechpartner: Axel Volker (Tel: +49 5121 938-687; e-mail: Axel.Volker@LRH.Niedersachsen.de )

Praxishilfe - Aufgabenkatalog „Fusion von Kommunen und deren Einrichtungen"

In der Prüfung „Durchführung der Fusion von Kommunen und deren Einrichtungen“ gaben die geprüften Kommunen an, dass eine Arbeitshilfe für ihren Fusionsprozess hilfreich und sinnvoll gewesen wäre.

Praxishilfe – Pflichtaufgabe oder freiwillige Leistungen der Kommunen

Alle Kommunen sind zu sparsamer und wirtschaftlicher Haushaltsführung verpflichtet (§ 110 NKomVG). Trotz zurzeit positiver finanzieller Rahmenbedingungen (hohe Steuererträge, niedriges Zinsniveau) können nicht alle Kommunen ihren Aufgabenkatalog mit den Ihnen zur Verfügung stehenden Mitteln abdecken.

Das kommunale Aufgabenspektrum ist umfassend. Manche Aufgaben sind durch Gesetze vorgegeben. Deren Erledigung ist im Kern nicht veränderbar. Andere sind dem Grunde nach vorgegeben, die Kommune kann sie aber in ihrer Intensität oder Qualität gestalten. Schließlich gibt es freiwillige Leistungen, bei denen die Kommune selbst entscheidet, ob sie diese erbringt.

Um im Rahmen ihrer Steuerungsmöglichkeiten Ressourcen bedarfsgerecht zu nutzen und Handlungsschwerpunkte gezielt zu setzen, müssen Verwaltung und Politik hier bestehende Spielräume zu wirtschaftlicherem Handeln erkennen können. Die Praxishilfe zeigt diese auf und gibt dazu Anregungen. Sie mag dazu beitragen, Diskussionen zu versachlichen und gewünschte Ziele zu erreichen. Sie bietet Denkanstöße aus der Erfahrung vergleichender Prüfungen, ohne den Kommunen ihre Entscheidung in der Sache abnehmen zu können oder zu wollen.

Ansprechpartnerin: Cornelia Lechte (Tel: +49 5121 938-714; e-mail: Cornelia.Lechte@LRH.Niedersachsen.de)

Praxishilfe – Fragenkatalog zum IT-Basis Check der Prüfungsreihe „Informationssicherheit“

Seit mehreren Jahren verfolgt die überörtliche Kommunalprüfung einen Prüfungsschwerpunkt in den Bereichen Informationstechnologie, Informationssicherheit und Datenschutz. Hintergrund sind zunehmende Cyberattacken auf Kommunen, die bundesweit bereits einige Verwaltungen teils über Wochen lahmlegten. Hinzutraten nicht selten finanzielle Schäden in sechsstelliger Höhe sowie Lösegeldforderungen für verschlüsselte bzw. gestohlene Daten. Beispiele sind die Angriffe auf Neustadt am Rübenberge 2019 sowie auf die Kreise Anhalt-Bitterfeld 2021 und Rhein-Pfalz 2022.

Die überörtliche Kommunalprüfung geht derzeit der Frage nach, ob insbesondere kleinere Kommunen ein Mindestniveau an Informationssicherheit erreichen. Sie entwickelte dafür aus unterschiedlichen Empfehlungen und Handreichungen (u. a. dem IT-Grundschutz-Profil Basis-Absicherung Kommunalverwaltung und den BSI Standards 200-1 bis 200-4) einen umfassenden Fragenkatalog. Die über 180 Fragestellungen decken die wesentlichen Themenfelder der IT-Sicherheit ab. Dazu zählen z. B. gesicherte Zugänge zu IT-Systemen, die Infrastruktur, die Schulung der Beschäftigten und nicht zuletzt das Notfallmanagement.

Der Fragebogen hat sich in den Prüfungen bewährt und wurde seitens der geprüften Kommunen als Unterstützung eingeschätzt. Als Praxishilfe steht der Katalog hiermit allen Kommunen zur Verfügung. So können auch bisher nicht geprüfte Kommunen einen Basis-Check zur Informationssicherheit selbst durchführen.

Sollten Kommunen dabei Handlungsbedarfe identifizieren, sind die Lösungsansätze stets auch an den jeweiligen Besonderheiten vor Ort auszurichten. Wichtig ist ferner das Bewusstsein, dass die Gewährleistung der Informationssicherheit keine einmalige, sondern eine dauerhafte Aufgabe darstellt. Auf regelmäßige Überprüfungen kann aus Sicht der überörtlichen Kommunalprüfung daher nicht verzichtet werden.

Ansprechpartner: Hans-Jörg Friedrich (Tel. +49 5121 938-920; e-mail: Hans-Joerg.Friedrich@LRH.Niedersachsen.de)

Praxishilfe – Modellberechnung für die Zuweisungen der Landkreise nach § 118 NSchG an die kreisangehörigen Kommunen bei übertragener Schulträgerschaft

Die Landkreise sind originäre örtliche Schulträger ab dem Sekundarbereich I. Sie können die Schulträgerschaft selbst wahrnehmen oder sie im Einvernehmen mit ihren Kommunen an diese übertragen.

Im Falle einer Übertragung haben die Landkreise Zuweisungen nach § 118 NSchG an ihre kreisangehörigen Gemeinden zu leisten. Dabei ist insbesondere zu beachten, dass die Zuweisungen 50 – 80 % der tatsächlichen Aufwendungen abzudecken haben und damit nicht aus Kopfpauschalen bestehen dürfen.

Im Zuge einer durchgeführten Prüfung hat sich gezeigt, dass keiner der in die Prüfung einbezogenen Landkreise die Zuweisungen fehlerfrei berechnete. Daher hat die überörtliche Kommunalprüfung eine Modellrechnung erstellt, mit deren Hilfe die Zuweisungen nach § 118 NSchG rechtskonform ermittelt werden können. Diese Praxishilfe kann hier im Excel-Format abgerufen werden.

Ansprechpartner: Heiko Vortisch (Tel: +49 5121 938-917; e-mail: Heiko.Vortisch@LRH.Niedersachsen.de)